Na zadnji delavnici prvega sklopa programa Push2Start smo se osredotočili na učinkovito reševanje problemov. Skozi proces učinkovitega reševanja problemov nas je vodila Mateja Verlič Brunčič, ki jo poznamo kot razvijalko, produktno vodjo, mentorico in vodjo ljudi, ki so pripravljeni pozitivno spremeniti življenja drugih, zlasti strank.

 

 

Mateja Verlič Brunčič

 

Po Matejinem mnenju problemi so in vedno bodo. Pri reševanju problemov pa si vedno lahko pomagamo z različnimi metodami. Eno izmed teh metod nam je predstavila tudi Mateja. Najdeš jo v nadaljevanju.

 

Uporabi metodo “Lighting Decision Jam” in reši vse probleme

 

Z Matejo smo se lotili tudi reševanja problemov in pri tem uporabili metodo “Lighting Decision Jam”. “Lighting Decision Jam” ali LDJ je popolna delavnica za hitro reševanje velikih problemov. Pomaga nam razrešiti vsa odprta vprašanja in diskusije ter spodbudi našo kreativnost in inovativnost.

 

Ustvarili so ga zaposleni v podjetju AJ & Smart in ga opredelili kot "kratko vajo za čim hitrejše reševanje notranjih problemov ekipe". Traja od 40 do 60 minut, ekipe pa s pomočjo te vaje vedno dobijo natančne in uporabne rezultate. “LDJ” daje vsakemu udeležencu priložnost, da deli svoje misli in predlaga rešitve na učinkovitejši način kot na tradicionalnem sestanku. Kljub temu da navadno traja manj kot eno uro, ekipo vedno napolni z novim zagonom, poveča produktivnost in prinese uporabne rezultate.

 

Kako se lotiti “Lighting Decision Jam” ?

 

Mateja nam je predstavila, kaj vse potrebujemo za izvedbo vaje in katerim korakom moramo slediti.

 

Preden se lotimo vaje potrebujemo:

• Kvadratne “Post-it” lističe v dveh različnih barvah
• Pikice/točke za glasovanje v dveh različnih barvah
• Markerje
• Odštevalnik za čas
• Moderatorja, ki bo skrbel za čas in diskusijo. Moderator lahko sodeluje pri vaji.
• Ekipa, ki idealno šteje od 2-8 članov.

 

Se z ekipo želite lotiti reševanja izzivov na bolj inovativen način? Sledite tem 8 korakom:

 

1. Začnite s stvarmi, ki delujejo (10 minut)

V prvem koraku začnemo z risanjem jadrnice na tablo. Imeti moramo vodno linijo do polovice, jadro in sidro, ki visi pod vodo. Zgornja polovica (jadro) predstavlja stvari, ki nas premikajo naprej ali delujejo dobro, spodnja polovica (sidro) pa predstavlja stvari, ki nas zavirajo ali nam ne gredo dobro. Poskrbimo, da bo v vsaki polovici dovolj prostora za veliko število samolepilnih listkov. Poglej spodnjo sliko:

 

Vir: Mateja Verlič Brunčič predstavitev

 

Nato se vsi v ekipi usedemo za mizo in (brez razprave) porabimo 4 minute za pisanje vseh stvari, ki delujejo dobro na temo, ki smo jo določili. To je lahko karkoli, na primer vse od "vsi se dobro razumemo kot ekipa" do "kakovost naših dizajnov je v zadnjem času zelo visoka". Vsak član ekipe mora napisati eno stvar na listek in po preteku 4 minut bo imel vsak član pred seboj kup samolepilnih listkov. Ekipo moramo spodbuditi, da na listke napiše čim več trditev. Moderator nato izbere eno osebo naenkrat, da vstane ob jadrnici in hitro razloži listek ter ga prilepi v zgornjo polovico. V tem času v ekipi ne sme govoriti nihče drug. Moderator lahko dodeli vsaki osebi do 2 minuti.

 

Risanje jadrnice na delavnici

 

V prihodnje dejansko ne bomo uporabljali teh samolepilnih listkov, a je zelo pomembno, da začnemo z navajanjem pozitivnih trditev iz dveh razlogov:

1. Če bomo najprej razmišljali o pozitivnih stvareh, bomo v naslednjem koraku lažje našli ustrezne težave.
2. Če skupina takoj začne z negativnostmi, se lahko vzdušje hitro spremeni v kritiziranje in pritoževanje, namesto v reševanje problemov.

 

2. Zajem vseh problemov (5 minut)

V drugem koraku ima ekipa na voljo 4 minute, da na listke napiše vse izzive, nevšečnosti, napake ali pomisleke v zvezi z določeno temo. To poteka v tišini, brez razprave. Člani ekipe lahko na listke napišejo vse od “Nimam občutka, da s projektom napredujemo”, do “Imam občutek, da projekt X dobiva več pozornosti kot moj projekt” itd. Na listke lahko zapišemo karkoli, kar nas moti. Ekipo spodbujamo, da zapiše čim več. Tokrat ekipa ne prebere svojih samolepilnih listkov. Moderator po izteku štirih minut vsem hkrati reče, naj vstanejo in vse svoje samolepilne listke položijo v spodnjo polovico jadrnice. To naj traja približno 1 minuto.

 

Vir: Mateja Verlič Brunčič predstavitev

 

To poteka brez diskusije, saj se želimo izogniti kakršnim koli osebnim kritikam. Naj samolepilni lističi govorijo sami zase.

 

3. Določanje najpomembnejših problemov (3 minute)

Moderator vsakemu članu podeli 3 lepljive pikice. Vsi člani morajo glasovati za izzive, za katere menijo, da jih je treba rešiti. Člani lahko glasujejo za svoj samolepilni listič in lahko na en izziv dajo več kot eno pikico, če ga ocenjujejo kot zelo pomembnega. Lepljive pikice lahko uporabljajo samo za listke s problemi.

 

Po treh minutah moderator vzame izglasovane probleme in jih razvrsti po prednostnem vrstnem redu. Tudi ta korak poteka brez razprave.

 

Vir: Mateja Verlič Brunčič predstavitev

 

4. Preoblikovanje problemov v poenotene izzive (3 minute)

Moderator bo problem, ki je prejel največ glasov, preoblikoval v poenoten izziv. To nam pomaga ustvariti veliko število rešitev.

 

Trditev na listku preoblikujemo s pomočjo vprašalnice "Kako bi lahko?" (angl. How might we oz. HMW), kar nam omogoča, da naredimo vse probleme rešljive in enotne.

 

Primer: Problem na najbolj izglasovanem listku se glasi: “Nimam pojma, kaj se dogaja pri projektu X". Trditev s pomočjo “HMW” preoblikujemo v splošnejši problem, ki se sedaj glasi: “Kako lahko vse zaposlene obveščamo o vseh trenutnih projektih”?

 

5. Ideje brez razprav (6 minut)

V petek koraku ima vsak član ekipe na voljo 5 minut, da v tišini in brez razprave zapiše rešitev za vsak samolepilni listek, s preoblikovano trditvijo. Mateja poudarja, da na tem mestu ni razprave, saj to zagotavlja raznolikost rešitev. Pomembno je tudi, da moderator članom ekipe pove, da je cilj količina in ne kakovost. Rešitev mora biti zapisana na način, da je razumljiva vsem.

 

Zbiranje idej

 

6. Določitev prednostnih rešitev (5 minut)

Sledi še en krog glasovanja. Moderator vsakemu članu skupine dodeli 6 pik in 4 minute za glasovanje o rešitvah, ki bi po njegovom mnenju najbolje rešile problem. Podobno kot pri prejšnjem koraku, moderator zdaj sestavi prednostni seznam rešitev. Rešitve z enim glasom se lahko ignorira.

 

Vir: Mateja Verlič Brunčič predstavitev

 

7. Odločitev, kaj želimo izvajati (10 minut)

Ko imamo seznam rešitev, ki rešujejo najpomembnejše probleme, je ključno, da vemo, koliko napora je potrebnega za izvedbo rešitev. Na tak način se bomo lahko resnično odločili, katere rešitve lahko preizkusimo in katere od nas zahtevajo več časa. Tukaj uporabljamo preprost graf napora/vpliva (angl. Effort/Impact), da ugotovimo, katere rešitve so dovolj preproste, da jih preizkusimo, in katere zahtevajo več napora ter jih je treba dodati v seznam neizvedenih projektov.

 

Vir: Mateja Verlič Brunčič predstavitev

 

Moderator mora biti pri tem koraku zelo aktiven, saj je to edini korak, ki lahko sproži razpravo. Moderator vzame vsako rešitev posebej in jo doda na graf. "Napor - Effort" pomeni, koliko časa in energije bo po našem mnenju potrebno za izvedbo, "učinek - impact" pa je stopnja, do katere bo rešitev po našem mnenju rešila problem.

 

Mateja Verlič Brunčič med delavnico

 

Moderator mora storiti naslednje:

 

1. Narisati graf;
2. Začne z učinkom-impact: Vzame najvišjo izglasovano rešitev, ki je bila označena s samolepilnim listkom, jo postavi na sredino grafa in vpraša: "Ali je vpliv večji ali manjši?"
3. Moderator nato premika listek navzgor ali navzdol po osi, dokler člani skupine ne določijo, ali je večji ali manjši. Pogosto nastanejo manjše razprave, zato mora biti moderator pozoren na iskanje soglasij in ustavljanje pogovorov, ki ne smejo trajajo več kot 20 sekund.
4. Ko je vpliv določen, moderator uporabi enako metodo pri “naporu-effort” in reče: "Ali je napor večji ali manjši".
5. Tokrat moderator premika samolepilni listek levo ali desno, dokler se ekipa ne odloči, ali je večji ali manjši.
6.  Postopek se ponovi za druge rešitve, ki so bile izglasovane kot pomembnejše.

 

Ko so na lestvico dodani najbolj izglasovani samolepilni listki, dobimo nekaj, kar izgleda nekako tako:

 

Vir: UX Planet

 

Sedaj imamo pregled nad tem, katere rešitve imajo visok vpliv in jih lahko izvedemo ter preizkusimo. Levemu zgornjemu kvadratu rečemo “Sweet Spot”. Prav tako tudi vidimo, katere rešitve z velikim vplivom bodo zahtevale več truda. Te najdemo v desnem zgornjem kvadratu. Moderator mora vse lističe, ki so v “Sweet spot” označiti s kontrastno piko, da jih kasneje lahko prepoznamo.

 

8. Naredimo rešitve uporabne

Moderator vzame najboljše rešitve oz. rešitve s “Sweet spot” z grafa in prosi ekipo, da pripravijo 3 uporabne korake za testiranje rešitve. Oseba, ki je napisala najpomembnejše ocenjeno rešitev, lahko začne s predlogom. Dobro vodilo je, da je treba ukrepe za testiranje zamisli opraviti v 1-2 tednih.

 

Ti koraki ne smejo predstavljati celotne rešitve. To je samo majhna različica začetnega preizkusa, s katerim preverimo, ali bo naša rešitev delovala.

 

Če rešitev po nekaj tednih ne bo delovala, ne smemo obupati. Treba je vederi, da vse rešitve ne bodo rešile problemov.

 

Ta vaja je namenjena temu, da se ekipa nauči reševati probleme in preizkušati pristope brez pretiranega razmišljanja ali razpravljanja.

 

Sedaj lahko tudi tvoja ekipa v kratkem času identificira pomembne izzive, opredeli možne rešitve in določi prednostne naloge skoraj povsem brez razprave!

 

TE ZANIMA, KAJ ŠE TI SVETUJE MATEJA? POGLEJ SI SPODNJI VIDEO!

 

 

Mateji Verlič Brunčič smo lahko prisluhnili na delavnici v okviru Startup Plus programa Push2Start.