Brez profesionalnega vodenja financ in administrativno urejenega poslovanja je praktično nemogoče izgraditi dolgoročno uspešno podjetje. Vse poslovne odločitve se odražajo tudi na bančnem računu podjetja, daleč najpomembnejša naloga za direktorje startupov pa je zagotavljanje zadostne količine denarja za nemoteno poslovanje. Kaj vse je treba pri tem upoštevati in kako se tega čim bolje lotiti, je udeležencem 9. izobraževalnega modula pospeševalnika Start:up Geek House predstavila Barbara S. Podlesnik iz Tehnološkega parka Ljubljana, strokovnjakinja za ekonomiko in finančno poslovanje.
Režijski stroški, imenovani tudi administrativni stroški, so kategorija, ki jo podjetja dostikrat podcenijo, čeprav predstavljajo lahko tudi do 25 % v strukturi celotnih stroškov podjetja. V to kategorijo sodijo:
Kot opozarja Barbara S. Podlesnik, je nadzor nad temi stroški zelo pomemben. Obnašanje do tovrstnih stroškov se širi ‘z vrha navzdol’, zato naj bo direktor podjetja tisti, ki je s skrbnim ravnanjem zgled zaposlenim. Tako lahko sodelavcem naroči, naj za vsako nabavo pridobijo tri ponudbe ali naj se pri pogovorih z dobavitelji skušajo dogovoriti za čim ugodnejše pogoje (ceno, rok dobave …). Skrbnost velja tudi pri stroških, kot so pisarniški material ali sredstva za pogostitve poslovnih partnerjev.
Za startupe, ki že na začetku ciljajo na hitro rast poslovanja, hkrati pa načrtujejo investicije oziroma nabave pri dobaviteljih, ki so tudi sami zavezanci za DDV, odločitev o tem, ali naj postanejo zavezanci za DDV ali ne, ni vprašljiva. Prag za obvezen vstop v sistem DDV je 50.000 EUR letnega prometa, zato je to vprašanje bolj namenjeno tistim manjšim podjetjem, ki tega praga vsaj v določenem času ne bodo presegla. Zanje je pomemben razmislek na dveh področjih, in sicer:
Poleg skrbi za omenjene finančne kategorije in rednega spremljanja likvidnosti mora vsak profesionalno voden startup upoštevati še nekaj vidikov, ki zagotavljajo temeljno pravno in finančno varnost:
Administrativno urejeno poslovanje:
- varstvo pri delu in zdravstveno varstvo,
- socialno in pokojninsko varstvo,
Da je podjetje učinkovito pri upravljanju financ se kaže v tem, da obvladuje denarni tok in obratni kapital ter tako zagotavlja pogoje za rast in razvoj podjetja. Med pomembne kazalnike učinkovitega financiranja sodijo še obračanje terjatev, dolgov in zalog.
”Podjetja ne propadejo zato, ker ustvarjajo izgubo, temveč zato, ker jim zmanjka denarja za tekoče pokrivanje obveznosti do dobaviteljev, države in zaposlenih”, opozarja finančna strokovnjakinja Barbara S. Podlesnik.
Denarni tok je predpogoj za obstoj in rast
Skrb za zadostno količino denarja na bančnem računu oziroma zagotavljanje pozitivnega denarnega toka je ena najpomembnejših nalog direktorja startup podjetja. Enako velja za rast prihodkov ter skrbno nadzorovanje stroškov in maksimizacijo dobička. ”Pozitiven denarni tok je predpogoj za obstoj in rast podjetja. Je kri, ki poganja vse ostale funkcije v podjetju. Podjetja ne propadejo zato, ker ustvarjajo izgubo, temveč zato, ker jim zmanjka denarja za tekoče pokrivanje obveznosti do dobaviteljev, države in zaposlenih,” je pomen pozitivnega denarnega toka ponazorila predavateljica.Kako do načrta denarnih tokov iz poslovanja
Vsako startup podjetje bi si moralo pripraviti načrt denarnega toka iz poslovanja. Za začetek zadostuje preglednica, v katero vpišete začetno stanje denarja, nato pa vpisujete vse izdane račune, ki predstavljajo prihodke, in vse prejete račune, ki prestavljajo odhodke, ter izdatke za plače in druge obveznosti iz poslovanja (denimo plačilo DDV), ki povzročajo odlive na bančnem računu. Malce drugačen, bolj kompeksen način načrtovanja denarnega toka je prikazan v spodnji tabeli.Poslovni model, ugoden za obratni kapital
Obratni kapital je še ena finančna kategorija, ki je pomembna za nemoteno poslovanje podjetij, sploh tistih, ki proizvajajo fizične produkte (npr. strojno opremo), ti pa zaloge materiala in končnih izdelkov. Izračun obratnega kapitala je prikazan v spodnji tabeli:Kategorija, ki zanima banke in vlagatelje
Obratni kapital je kategorija, ki vedno zanima tudi banke in potencialne investitorje, saj problemi z obratnim kapitalom pomenijo težave z denarnim tokom. Za startupe je zato idealno, če lahko vzpostavijo takšen poslovni model, ki jim omogoča, da je čim manj denarja vezanega v zalogah in terjatvah ter da do plačil svojih kupcev pridejo čimprej. Na drugi strani pa imajo dobavitelje, s katerimi je mogoče s pogajanji doseči daljše roke plačila,” pojasnjuje predavateljica.Potreba po dodatnih virih financiranja
Če je denar podjetja vezan v slabih terjatvah do kupcev, ki svojih računov zelo verjetno ne bodo plačali, in zalogah, ki jih ne moremo hitro pretopiti v izdelke, ki jih lahko prodamo in prejmemo denar na bančni račun, na drugi strani pa imamo dobavitelje, ki nas terjajo za plačila na valuto, mora podjetje najti dodatne vire financiranja, s katerimi bo lahko poplačalo kratkoročne obveznosti.Alternativna vira – faktoring in verižne kompenzacije
Poleg lastniških investicij poslovnih angelov ali skladov tveganega kapitala sta alternativna vira financiranja za zagotavljanje zadostnega obratnega kapitala, ki prideta v poštev tudi za startupe, lahko tudi faktoring in verižne kompenzacije. Bančni krediti so namreč v teh zgodnjih razvojnih fazah rasti za startupe težko dosegljivi, saj banke pri podjetniških vlogah za posojilo običajno zahtevajo finančne izkaze za vsaj tri leta poslovanja oziroma zavarovanje posojila s podjetnikovim osebnim premoženjem.Še pet pomembnih kategorij
Poleg zagotavljanja pozitivnega denarnega toka in zadostne količine obratnega kapitala je za startupe pomembnih še pet kategorij finančnega vodenja, upravljanja in nadziranja. Barbara S. Podlesnik je udeležencem ‘bootcampa’ predstavila njihov pomen in dejavnike, na katere morajo biti podjetniki pozorni, ko sprejemajo odločitve s finančnimi posledicami:- pogodbe,
- stroški dela,
- režijski/splošni stroški,
- terjatve,
- davki.
Kategorija #1: Pogodbe
Dogovori, ki jih sklenete v pogodbah, se slejkoprej odražajo na bančnem računu podjetja in imajo lahko zelo daljnosežne posledice na pravice in obveznosti, zapisane v pogodbi. ”Pogodbe so pomembne predvsem takrat, ko pride do hudih časov, ko sta oba ali eden od pogodbenih partnerjev nezadovoljna oziroma se ne drži(ta) dogovorov, denimo rokov dobav ali dogovorjenih plačil. V primeru tožb lahko ugotovimo, da so pogodbe pogosto pomanjkljivo napisane, zato se pri najemanju pravne pomoči ravnajte po pravilu, da je brezplačen nasvet običajno najdražji,” svetuje predavateljica.Dodaten nasvet glede pogodb
Pri sklepanju pogodb s kupcem velja nekaj osnovnih pravil, ki jih imejte v mislih:- rok plačila: čim prej, tem bolje
- intelektualna lastnina: kupčeva, če zanjo plača
- garancije: čim manj, tem bolje
- roki zaključka/dobave: čim dalj, tem bolje
- penali: čim manjši, tem bolje, poskušajte se jim celo izogniti
- boniteta partnerja: stalno jo preverjajte.
Velik vpliv na zagotavljanje pozitivnega denarnega toka imajo tudi pravočasno unovčene terjatve. ”Gre za vaš denar v rokah kupcev, zato vas ne sme biti sram in ne smete imeti slabega občutka, ko kličete za plačilo zapadlih faktur.”
Kategorija #2: Stroški dela
Stroški dela, sploh pri storitvenih oziroma ‘knowledge based’ startupih, predstavljajo pretežni del stroškov podjetja. Fiksni stroški dela so plače, določene v pogodbi o zaposlitvi, in zakonska nadomestila za prehrano, prevoz … Variabilni stroški dela so vezani na nagrade, prodajne bonuse, stimulacije … Priporočljiva je kombinacija fiksnega in variabilnega dela plače, prav tako pa tudi kombinacija redno zaposlenih in zunanjih (pogodbenih ali honorarnih) sodelavcev oziroma študentov.Dodaten nasvet glede stroškov dela
Pri načrtovanju denarnega toka imejte v mislih, da je končni strošek plač seštevek ‘bruto bruto’ stroškov in nadomestil za malico, prevoz na delo in regres (pomagate si lahko z izračunom na spletnem portalu Računovodja.com). Pri izbiri plačnega modela so vam glede na značilnosti vašega poslovanja in višine prihodkov v pomoč naslednja vodila:- rastoči, zanesljivi prihodki: zaposleni, fiksne plače
- prihodki iz projektov/nepredvidljivi: variabilne plače, zunanji
- rastoče podjetje: zaposleni, fiksne plače
- sezonski prihodki: zunanji izvajalci
- specifična znanja: zunanji strokovnjaki
Kategorija #3: Režijski oz. splošni stroški
Režijski stroški, imenovani tudi administrativni stroški, so kategorija, ki jo podjetja dostikrat podcenijo, čeprav predstavljajo lahko tudi do 25 % v strukturi celotnih stroškov podjetja. V to kategorijo sodijo:
- najemnine, stroški obratovanja (čiščenje, ogrevanje, elektrika),
- storitve (računovodstvo, revizija, davčno svetovanje, IT storitve),
- odpisi in zmanjšanja vrednosti,
- raziskave in razvoj (R&D),
- stroški iskanja novih poslovnih priložnosti,
- stroški kadrovanja,
- stroški svetovalcev, pravnikov in odvetnikov.
Dodaten nasvet glede režijskih stroškov
Kot opozarja Barbara S. Podlesnik, je nadzor nad temi stroški zelo pomemben. Obnašanje do tovrstnih stroškov se širi ‘z vrha navzdol’, zato naj bo direktor podjetja tisti, ki je s skrbnim ravnanjem zgled zaposlenim. Tako lahko sodelavcem naroči, naj za vsako nabavo pridobijo tri ponudbe ali naj se pri pogovorih z dobavitelji skušajo dogovoriti za čim ugodnejše pogoje (ceno, rok dobave …). Skrbnost velja tudi pri stroških, kot so pisarniški material ali sredstva za pogostitve poslovnih partnerjev. Kategorija #4: Terjatve
Velik vpliv na sposobnost zagotavljanja pozitivnega denarnega toka imajo tudi pravočasno unovčene terjatve. ”Gre za vaš denar v rokah kupcev. Prvi nivo odgovornosti za izterjavo terjatev ima običajno finančna služba, drugega pa vodstvo oziroma direktor, prodajniki, projektni vodje … oziroma tisti, ki ima večjo pogajalsko moč. Ne sme vas biti sram in ne smete imeti slabega občutka, ko kličete ali pošiljate e-maile za plačilo zapadlih faktur. Dobesedno vsak dan, če je treba, prijazno, a hkrati odločno in vztrajno, sploh, če so v igri veliki zneski,” opozarja Podlesnikova.Dodatni nasveti glede terjatev
Dodatni ukrepi, ki so vam lahko v pomoč pri izterjevanju terjatev, so:- Najem agencije za izterjave s klicnim centrom, ki dolžnike vztrajno kliče in opominja. Pri tem je dobro to, da gre za nekoga tretjega, kar vam omogoča, da se lažje izgovorite, če vas vaši dolžniki kličejo in se pritožujejo nad nenehnimi klici.
- Ne sprejmite izgovorov, kot so: ”sodelavka, ki skrbi za plačilni promet, je na bolniški ali dopustu, račun še ni parafiran ali čakamo na prilive, šele čez nekaj mesecev bomo lahko plačali.”
- Če vam nekdo reče, da lahko plača šele čez nekaj mesecev, se skušajte z njim dogovoriti za mesečna delna oz. obročna odplačila.
- Kličite pogosto in vztrajno, tisti upnik, ki je najbolj ”tečen”, je običajno prvi poplačan.
Kategorija #5: Davki
Za startupe, ki že na začetku ciljajo na hitro rast poslovanja, hkrati pa načrtujejo investicije oziroma nabave pri dobaviteljih, ki so tudi sami zavezanci za DDV, odločitev o tem, ali naj postanejo zavezanci za DDV ali ne, ni vprašljiva. Prag za obvezen vstop v sistem DDV je 50.000 EUR letnega prometa, zato je to vprašanje bolj namenjeno tistim manjšim podjetjem, ki tega praga vsaj v določenem času ne bodo presegla. Zanje je pomemben razmislek na dveh področjih, in sicer:
- če poslujejo pretežno z dobavitelji, ki so zavezanci za DDV, kaže razmisliti oziroma se z računovodjo posvetovati o tem, da tudi sami postanejo zavezanci za DDV. Tako bodo namreč lahko upoštevali vstopni DDV oziroma si z njim znižali obveznosti za plačilo davka.
- če podjetja svoje izdelke in storitve prodajajo predvsem fizičnim osebam (denimo frizerski saloni in druge vrste osebnih storitev, ponudniki manjših zaključnih del v gradbeništvu ipd.), naj preučijo, kaj za njihov nastop na trgu pomeni, če bodo končnim kupcem poleg cene svojih storitev zaračunali še DDV, saj s tem lahko postanejo bistveno dražji v primerjavi s konkurenco.
Dodatni nasveti glede davkov
- Podjetja, ki zaradi presežka vstopnega DDV (davek, obračunan na prejetih fakturah) nad izstopnim DDV (davek, obračunan na izstavljenih fakturah) od davčne uprave zahtevajo vračilo tega zneska, naj se pripravijo na morebiten davčni pregled, ki je v tovrstnih primerih precej pogost, je opozorila Podlesnikova.
- Davčni pregled običajno pomeni, da davčni uslužbenec od vas zahteva vpogled v knjigo prejetih in izdanih računov, v naslednjem koraku pa tudi vpogled v posamične prejete in izdane račune. Pri tem je bistveno, da imate za vsa morebitna odstopanja od utečenih, običajnih poslovnih dogodkov, argumente in jasne dokaze, kako so ti dogodki povezani s poslovanjem podjetja.
- Pri davčnem pregledu davčni uslužbenec opravi tudi t.i. navzkrižno preverbo, kar pomeni, da preveri, ali je dobavitelj, ki je vam izstavil račun in obračunal DDV, ta isti DDV dal v svoj davčni obračun.
- Bodite pozorni v primerih, ko podjetje posoja denar ustanovitelju ali povezanemu podjetju, saj mora kot prihodek upoštevati oziroma najemojemalcu zaračunati davčno priznano obrestno mero.
- Upoštevajte, da podjetje poleg rednih izkazov oddaja tudi davčno bilanco, zato naj bodo podjetja pozorna na davčno nepriznane odhodke, poleg tega pa tudi na morebitne davčne olajšave, denimo pri investicijah v opremo za raziskave in razvoj, ki znižujejo plačilo davčnih obveznosti.
Profesionalno voden startup
Poleg skrbi za omenjene finančne kategorije in rednega spremljanja likvidnosti mora vsak profesionalno voden startup upoštevati še nekaj vidikov, ki zagotavljajo temeljno pravno in finančno varnost:Administrativno urejeno poslovanje:
- seznam prejete in izdane pošte (zadostuje excel tabela),
- knjiga prejetih in izdanih računov (prav tako zadostuje excel tabela ali vodenje evidence v okviru računovodskega programa, ki ga podjetje uporablja),
- jasna pravila, kdo je pooblaščen za sestavljanje, kontrolo in likvidacijo listin (računi, pogodbe, predračuni, obračuni, dobavnice, dobropisi, naročilnice, bančni izpiski),
- sistem odobritve računov: likvidacija (parafiranje), zavrnitve, posredovanje v knjiženje in posredovanje v plačilo.
- gospodarsko pravo (ZGD-1-UPB3, ZFPPIPP),
- obligacijski zakonik (OZ-UPB1, Ur.l. 97/07),
- zakonodaja vezana na gospodarske dejavnosti (trgovinska in panožna zakonodaja),
- finančni predpisi in davčna zakonodaja (ZDDV, ZDDPO, ZdavP),
- delovno pravna zakonodaja
- varstvo pri delu in zdravstveno varstvo,
- socialno in pokojninsko varstvo,
- varstvo osebnih podatkov,
- varstvo konkurence,
- varstvo potrošnikov.
Učinkovitost financiranja
Da je podjetje učinkovito pri upravljanju financ se kaže v tem, da obvladuje denarni tok in obratni kapital ter tako zagotavlja pogoje za rast in razvoj podjetja. Med pomembne kazalnike učinkovitega financiranja sodijo še obračanje terjatev, dolgov in zalog. Kapitalska ustreznost
Če podjetje s poslovanjem ustvarja izgubo, se s tem znižuje kapital podjetja. Osnovni kapital podjetja ne sme pasti pod zakonsko določen minimum, ki znaša 7.500 EUR (ne velja za startup podjetja, ki so mlajša od treh let), če pa pride do tega, mora podjetje pripraviti načrt za prestrukturiranje in dokapitalizacijo. Negativen poslovni izidi oziroma izguba pa je hkrati lahko tudi velika ovira pri prijavljanju na različne evropske ali javne projekte, pri poslovanju z državo oziroma javno upravo in pri vseh oblikah zadolževanja pri bankah. Značke
Start:up Geek House Bootcamp
Start:up Geek House
SGH
Bootcamp
SK50
